В прошлом году в России начался эксперимент по кадровому ЭДО. В эксперименте на добровольной основе приняло участие несколько сотен компаний и более миллиона сотрудников. Скорее всего, по результатам эксперимента будут внесены поправки в Трудовой кодекс, которые окончательно легализуют электронный кадровый документооборот.
Когда масса компаний перешла на удалённый режим работы, стало очевидно, что для комфортной работы обеих сторон необходимо наладить дистанционный документооборот между работником и работодателем. Это, кстати, и является главной целью эксперимента по кадровому ЭДО – создать проработанные и проверенные на практики условия для использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных со взаимодействием между работодателем и работником или соискателем.
Частично этот вопрос уже решён с помощью нового закона о дистанционной работе (407-ФЗ), который вступил в силу с 1 января 2021 года.
Помимо определения самой дистанционной работы и её видов, в законе появилось несколько пунктов, существенно упрощающих обмен электронными кадровыми документами с сотрудниками на удалёнке.
Например:
Было | Стало |
Работодатель был обязан отправить бумажный вариант трудового договора или дополнительного соглашения к нему дистанционному работнику в течение 3-х дней заказным письмом с уведомлением. | Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему могут заключаться между работодателем дистанционным работником в электронной форме. При этом работодатель больше не обязан высылать работнику бумажные копии этих документов в обязательном порядке. Только, если работник заявит о таком желании официально. Отправлять бумажный вариант договора по заявлению работника теперь можно любым удобным способом. |
Дистанционный работник был обязан отправлять заверенные копии своих документов только почтой заказным письмом под роспись. | Сейчас это можно сделать любым способом: почтой, курьером или самостоятельно приехать в офис. |
Ознакомление под роспись. Раньше подтвердить своё ознакомление с документом можно было только под роспись или используя ЭЦП. | Сейчас ознакомление может происходить любым способом, который прописан во внутренних документах компании: корпоративный портал, рабочая почта, мессенджеры и т.д. |
Подписывать любые электронные документы дистанционно можно было только с помощью ЭЦП. | При заключении в электронном виде трудового договора, дополнительного соглашения к трудовому договору, договора о материальной ответственности и ученического договора работодатель обязан использовать исключительно усиленную квалифицированную подпись, а работник только усиленную квалифицированную или неквалифицированную. Для обмена другими электронными документами дистанционного сотрудника с работодателем, работник может использовать иные способы подписи, при условии, что их использование прописано в локальных нормативных актах компании. |
Как видно из таблички, новый закон сделал взаимодействие «работник на удалёнке – работодатель» намного проще и практически исключил из схемы такой атавизм, как почта. Ожидается, что после окончания эксперимента 15 ноября, в ТК РФ будут внесены и другие изменения, которые сделают электронный документооборот между сотрудниками и работодателями ещё удобнее вне зависимости от того, дистанционно трудятся сотрудники или посещают офис.
Несмотря на то, что квалифицированная электронная подпись по действующим нормам законодательства требуется только для подписания нескольких видов электронных документов, при полноценном переходе на кадровый ЭДО имеет смысл наладить в компании массовый выпуск сертификатов для сотрудников.
Сделать это можно с помощью сервиса «Такском — Управление сертификатами», который позволяет наладить быстрый и удобный массовый выпуск сертификатов для кадрового ЭДО.
Сервис предоставляет удостоверяющий центр Такском – первый удостоверяющий центр, аккредитованный по новым правилам в полном объёме.